Tại người quen đầu tiên với thư từ kinh doanh có thể nhận được ấn tượng rằng đây là một hệ thống quá phức tạp. Trên thực tế, các loại chữ cái kinh doanh khác nhau có thể tương ứng với nhu cầu của một cá nhân trong tương tác.
Thư về hợp tác kinh doanh
Cây cầu đầu tiên giữa các đối tác tương lai có thể là, như một quy luật, một bức thư kinh doanh về hợp tác. Đại diện của hai công ty đã có thể làm quen và tiến hành các cuộc đàm phán sơ bộ, nhưng người liên hệ chính thức sẽ là lá thư về hợp tác.
Các điểm quan trọng cho tài liệu này:
- thu hút một người cụ thể;
- tham chiếu đến cuộc họp hoặc nguồn thông tin về công ty này;
- một bản tóm tắt về chất của vật chất;
- bảng, giá cả và thông tin bổ sung khác là tốt hơn để gửi trong ứng dụng.
Thư ngỏ của cuộc họp
Nếu thành công, bước tiếp theo sẽ là một lá thư kinh doanh của cuộc họp. Loại thư kinh doanh này có thể làm giảm số lượng các giai đoạn đàm phán trung gian và ảnh hưởng đến thành công của cuộc họp sắp tới. Các bên quan tâm nên suy nghĩ về các chi tiết cho các chi tiết nhỏ nhất:
- quy định;
- chương trình nghị sự;
- nêu rõ các vấn đề thảo luận;
- phác thảo phạm vi của các vấn đề phụ có thể phát sinh trong quá trình;
- chuẩn bị các ứng dụng thông tin, mà nó được khuyến khích cho phía bên kia đọc trước cuộc họp.
Một bức thư kinh doanh thận trọng như vậy sẽ giúp tránh sự hiểu lầm, sự khác biệt, những khoảnh khắc khó chịu khác có thể ảnh hưởng đến kết quả của các cuộc đàm phán. Dựa trên kết quả của các cuộc đàm phán, một lá thư kinh doanh khác được viết về cuộc họp - nhưng đã ở dạng báo cáo về kết quả đạt được. Nó phục vụ cùng một mục đích: để đảm bảo rằng các đối tác hiểu đúng các thỏa thuận đã đạt được. Bên thứ hai được mời xác nhận biên bản cuộc họp hoặc thực hiện các sửa đổi, như một quy tắc, trong một ngày.
Các loại thư từ kinh doanh khác
Với các mối quan hệ đã được thiết lập, thường xuyên nhất, các loại chữ cái kinh doanh này, chẳng hạn như yêu cầu thư kinh doanh và, theo đó, một thư trả lời. Với bất kỳ thay đổi nào trong sắp xếp hoặc khi cần thêm thông tin, một công ty sẽ gửi một lá thư yêu cầu khác.
Để duy trì các mối quan hệ kinh doanh hiện tại hoặc để thiết lập các mối quan hệ mới, các loại thư kinh doanh như thư mời kinh doanh và thư quảng cáo kinh doanh được cung cấp. Công ty có thể tổ chức một hội nghị, triển lãm, hội thảo và như vậy - và mời các đối tác thực sự và tiềm năng, trong người quản lý hoặc toàn bộ nhóm. Nó sẽ rẻ hơn để gửi một bức thư bán hàng, nhưng lợi nhuận từ nó thấp hơn nhiều.
Kinh doanh nghi thức liên quan đến một lá thư của lòng biết ơn để đáp ứng với việc thực hiện các yêu cầu của đối tác hoặc cho sự hợp tác khác.
Một số loại thư từ kinh doanh có thể khó viết hơn. Đây là:
- thư từ chối kinh doanh;
- thư kinh doanh với lời xin lỗi;
- tuyên bố thư kinh doanh;
- yêu cầu thư kinh doanh.
Trong các tài liệu này, điều đặc biệt quan trọng là phải duy trì một giai điệu nhân từ và tôn trọng. Đối với lá thư yêu cầu, sau đó, theo các quy tắc đạo đức kinh doanh, việc xây dựng pleading được sử dụng ngay cả trong những trường hợp khi trong cuộc sống sẽ có một nhu cầu.
Những gì cần tìm trong thư từ kinh doanh:
- một thời điểm quan trọng đối với bất kỳ bức thư kinh doanh nào là sự hấp dẫn đối với một người cụ thể, với chính tả chính xác về tên đầy đủ, vị trí, tên công ty;
- bất kể bạn viết một bức thư kinh doanh điện tử hay một tờ giấy - nó phải ở trên đầu thư của công ty với tất cả các điều kiện tiên quyết;
- đạo đức, chính xác và tôn trọng - tông màu duy nhất được chấp nhận cho các chữ cái kinh doanh.
- bức thư nên được duy trì trong một phong cách kinh doanh khô ráo - tốt hơn là tránh những cảm xúc từ bài phát biểu bình thường.
Một bức thư kinh doanh, được viết với những sắc thái trong tâm trí, sẽ tạo ấn tượng tốt hơn cho người gửi của bạn. Và trong thế giới kinh doanh, điều này sẽ giúp mở cánh cửa bên phải.