Trong cuộc sống của mọi người hiện đại, một nơi quan trọng bị chiếm bởi khả năng quản lý thời gian của bạn. Tất cả chúng tôi đang vội vã ở đâu đó, lo lắng, nhưng vào cuối ngày, chúng tôi không thấy kết quả hoạt động của chúng tôi. Chúng tôi phàn nàn về việc thiếu thời gian, và chúng tôi không ngừng sử dụng nó trong những cuộc trò chuyện trống rỗng và những vấn đề vô dụng. Làm thế nào để tìm hiểu làm thế nào để quản lý đúng thời gian của bạn và tăng hiệu quả sử dụng của nó?
Ma trận Eisenhower là một ví dụ về sự phân phối chính xác thời gian của chúng ta, cái gọi là công cụ quản lý thời gian. Lần đầu tiên phương pháp này được mô tả bởi Stephen Covey trong cuốn sách "Sự chú ý chính - những điều chính." Nhưng ý tưởng về kỹ thuật này thuộc về Eisenhower, 34 cho tổng thống Hoa Kỳ.
Theo quản lý thời gian, tất cả các trường hợp mà một người gặp phải được phân tích và đánh giá theo tiêu chí là quan trọng - nó không quan trọng, khẩn trương - không khẩn trương. Ma trận Eisenhower là một biểu diễn sơ đồ của công thức này. Nó được chia thành bốn ô vuông, trong mỗi trường hợp được ghi lại theo tầm quan trọng và cấp bách.
Để sử dụng ma trận Eisenhower, bạn cần phải ghi lại tất cả các trường hợp mà bạn định thực hiện trong một thời gian nhất định.
1. Các vấn đề quan trọng và cấp bách. Danh mục này bao gồm các trường hợp không trì hoãn sự chậm trễ. Giải pháp của những vấn đề này là tối quan trọng. Cả sự lười biếng cũng như tình huống bất khả kháng đều không ảnh hưởng đến việc thực hiện chúng.
Ví dụ về các trường hợp quan trọng và khẩn cấp:
- dự án làm việc, thời hạn sắp hết hạn;
- các chuyến thăm không được lên lịch đến bác sĩ, ví dụ, trong trường hợp đau răng nặng hoặc chấn thương nghiêm trọng;
- cuộc gọi khẩn cấp đến một khách hàng quan trọng.
2. Vấn đề là quan trọng, nhưng không khẩn cấp. Danh mục này bao gồm các trường hợp có tầm quan trọng cao, nhưng bạn có thể trì hoãn một thời gian. Mặc dù những trường hợp này có thể chờ đợi, bạn không nên trì hoãn chúng trong một thời gian dài, bởi vì sau đó bạn sẽ phải thực hiện chúng một cách vội vàng.
Ví dụ về các trường hợp:
- lên kế hoạch làm việc trong công ty liên quan đến các dự án hiện tại;
- công việc hiện tại trên các dự án của bạn;
- phát triển các dự án mới;
- thường xuyên tham gia đào tạo thể thao.
3. Các trường hợp không quan trọng, nhưng khẩn cấp. Thông thường trong quảng trường này là những trường hợp được ghi lại không ảnh hưởng đến mục tiêu cuộc sống của bạn. Họ cần phải được thực hiện tại một thời điểm nhất định, nhưng họ không thực hiện bất kỳ công việc có giá trị trong hoạt động của bạn.
Ví dụ về các trường hợp:
- chúc mừng người thân vào ngày sinh nhật của mình. Khẩn cấp - bởi vì ngày sinh nhật là ngày hôm nay, và nó không quan trọng - bởi vì trường hợp này không mang lại bất kỳ kết quả nào, ngoại trừ việc thể hiện sự tôn trọng người thân.
- cuộc gặp gỡ áp đặt lên bạn bởi người khác, bạn phải đi để không xúc phạm bạn bè, nhưng vấn đề này không quan trọng cho cuộc sống của bạn.
4. Không quan trọng và không phải là vấn đề cấp bách. Hình vuông này có hại nhất. Nó không bao gồm các vấn đề khẩn cấp, không quan trọng trong cuộc sống. Nhưng, thật không may, danh mục này bao gồm hầu hết các vấn đề của chúng tôi.
Ví dụ về các trường hợp:
- đọc tạp chí bóng loáng;
- xem các chương trình truyền hình vô dụng;
- tán gẫu với bạn gái;
- trò chơi trên máy tính.
Danh sách có thể là vô hạn. Nhiều người nghĩ rằng những điều này là tốt cho vui chơi giải trí. Nhưng ngay cả khi một kỳ nghỉ, trong thời gian rảnh rỗi của họ, những thứ này không chỉ là vô dụng, mà còn có hại. Phần còn lại, quá, phải có khả năng chất lượng.
Ma trận hoạt động như thế nào?
Bằng cách phân phối tất cả các doanh nghiệp sắp tới của bạn trong các ô vuông, bạn sẽ thấy bạn dành bao nhiêu thời gian cho các trường hợp quan trọng và hữu ích, và bao nhiêu là không cần thiết và vô nghĩa.
Điền vào ma trận ưu tiên Eisenhower, chú ý hơn đến cột đầu tiên "khẩn cấp - quan trọng". Làm những việc này trước, sau khi họ thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, nhưng không phải là cấp bách và cấp bách, nhưng không quan trọng. Loại thứ tư của các trường hợp không thực hiện ở tất cả - họ không mang bất kỳ gánh nặng có giá trị trong cuộc sống của bạn.